残業代請求の証拠の集め方〜タイムカードがない場合に有効な証拠は？

残業代の請求には、残業をしていたことの証拠が必要となります。全く証拠がない、というケースでは、弁護士等の専門家に相談しても、残念ながら、請求を断念せざるを得ないという結論になることが多いでしょう。それでは、残業代の証拠として、どのような資料があればよいのでしょうか。本稿では、残業代請求が有利となる証拠やその集め方について解説します。

残業代の発生を立証するにはどうすればいい？

残業代請求に証拠が必要な理由

残業代を請求するためにはまず、残業代がいくらになるのか、計算をする必要があります。そして、金額を可能な限り正確に算出するために、自分がどれくらい残業をしていたのか、何月何日に何時何分まで仕事をしていた、というように、具体的に特定することが求められます。そこで、残業時間が記録されている証拠が必要になるというわけです。

このように残業代を算出するだけでなく、裁判で残業代請求を認めてもらうという点でも、証拠は重要となります。多くのケースでは、会社は残業代請求に対し素直に応じず、争ってきますので、最終的には裁判所で解決をすることまで想定しておいた方がよいでしょう。そして、お金を請求する裁判では、請求する側がその根拠となる証拠を集め、裁判所に提出する責任を負います。つまり、残業代を請求する労働者側が、証拠を提出しなければならず、それが不十分だと敗訴してしまうことになるのです。逆に、証拠が十分に揃っているケースでは、勝訴する可能性が大きくなるため、特に会社側に弁護士の代理人がついている場合には、裁判をせずに話合いで解決ができる場合も少なくありません。その場合には、労働者にとって、解決までの期間が大きく短縮される上、書面の確認や証人尋問の準備・出廷という負担がなくなるというメリットもあります。したがって、残業代を請求するにあたり、証拠の有無は極めて重要な問題ということになります。

裁判所が労働時間を認定する際の考え方

裁判所で残業代が争われる場合、様々な論点がありますが、残業をしていたことの認定は最も重要な論点のひとつということができます。前記(１)なぜ、証拠が必要になるのかで述べたとおり、残業をしていたことの証拠は労働者側が提出する責任を負います。では、どの程度の証拠を出せばよいのかというと、タイムカードのように、出勤と退勤の時刻が打刻されている資料があれば、その間の時間は、原則として労働時間として認定される、というのが裁判所の考え方です(休憩時間は除きます)。｢原則として｣というのは、労働者側が出勤と退勤の時刻を証拠によって明らかにした場合、会社側において、その間に労働者がサボっていた等、労働時間に当たらない事情を個別・具体的に反証すれば、例外的にその時間は労働時間として認められなくなりますが、そうでない場合には、タイムカードどおり労働していたことが認められるということです。上記の個別・具体的な反証としては、｢あいつは勤務態度が不真面目だった｣｢いつもだらだらしていた｣というような抽象的な主張では足りず、日ごとに労働時間に当たらない事情を証拠とともに主張しなければなりません。これは、会社側にとって極めて難しく、事実上反論ができないというケースも少なくありません。このように、残業代をめぐる裁判には、残業していたことの証拠として、出退勤時刻を示す資料が揃っていれば、裁判を極めて有利に進められるという特徴があることを覚えておきましょう。

残業代の証拠を集める際のポイント

在職中に収集すること

残業代請求は、退職後に行うことが大半で、弁護士等への相談も多くは退職後となります。そうすると、相談の時点では既に会社に出入りや、会社のサーバへのアクセスができなくなっていることが多く、証拠の収集が不十分であった場合、これを補うことは困難となります。法律上、タイムカード等の資料については、会社に３年の保管義務がありますので、請求時に手元にない場合には、会社に対して開示を請求することになります。しかしながら、破棄や改ざんのおそれもありますので、やはり請求の時点で全て揃っていることが望ましいといえるでしょう。そこで、残業代請求に関する証拠については、可能な限り、在職中にコピーをとるなどして集めておくことをお勧めします。

客観的な資料を集めること

残業時間に関する証拠については、客観的なものほど信用性が高くなります。タイムカードにより労働時間の把握が行われている会社では、是非ともそのコピーやデータをとっておきたいところです。逆に、タイムカードを採用していない会社や、採用していても定時や決まった時刻にて打刻することが事実上強制されている会社では、タイムカードのコピーというかたちで残業時間を証拠化することができません。このような場合に、手帳に毎日退勤時刻を記入しておくという方法もありますが、これはお勧めできません。なぜなら、手帳の記載は後からどのようにでも記入できるものであるため、客観性に乏しいと評価されるからです。手帳の記載どおりの残業を会社が認めず、裁判で争われた場合には、他に裏付けとなる証拠がない限り、労働者にとって厳しい判決となることが予想されます。

タイムカードがない場合の証拠

出入りのセキュリティログ

例えば、事務所の出入りにセキュリティのシステムが採用されている会社では、その記録をとることで、退勤時刻を立証することができる場合があります。

メール送信履歴

仕事上、会社のパソコンで電子メールを使っている場合には、その日の最終送信時刻をもって、少なくともその時刻までは会社にいたことを立証できます。

パソコンの起動時間ログ

会社で自分専用のパソコンを使用し、退勤時にはシャットダウンするというのがルーチンになっている方は、パソコンの起動時間のログをとっておくと、かなり信憑性の高い証拠となります。

会社の時計の撮影

退勤時に、会社に備え付けてある、日付も表示される時計を撮影する等の方法も考えられます。

このような記録は、一部の期間が欠けていても、他の部分の記録の時刻を平均する等の方法により残業時間が認定される場合もありますので、一部でも提出できれば、何も出せない場合と比べて圧倒的に有利になるといえます。

また、どのような資料があれば｢その時刻まで会社にいた｣ことが客観的に証明できるか、という観点から、色々と工夫してみることをお勧めします。ただし、このように積極的に証拠を残す場合には、将来残業代請求をするという動機をもってしていることが前提となりますので、意図的に遅い時刻を記録したかのような疑念を裁判所からもたれないよう、客観性の担保にはより一層配慮すべきでしょう。

まとめ

以上のとおり、残業代請求には客観的な証拠が必要となり、証拠となる資料の質と量により、残業代が認められる見込みは大きく左右されます。このように重要な証拠ですが、退職してから集めようとしても難しいのが通常です。現在お勤めの会社に、退職後に残業代を請求しようと考えていらっしゃる方は、在職中に証拠を集めることを強くおすすめします。